Accordo sul trattamento dei dati

Versione 2026-10-14

Parti. Il presente accordo è concluso tra {seller_legal_name}, {seller_address}, numero di registrazione {seller_registration_number} (il venditore, lei) e Unworn i.o., in attesa di registrazione, Camera di Commercio in attesa di registrazione, che gestisce la piattaforma con il nome Unworn (la piattaforma, noi). Unworn i.o. è una società in costituzione. I suoi founders agiscono in sua rappresentanza e la società ratifica il presente accordo al momento della costituzione.

Accettazione. La persona che registra la sua organizzazione come venditore accetta il presente accordo per conto di essa al momento della registrazione, insieme ai termini della piattaforma e prima che venga effettuata qualsiasi connessione o caricato qualsiasi file. La versione, la persona e il momento vengono registrati.

Lingua. Il presente accordo è disponibile in olandese, inglese, tedesco, francese, spagnolo e italiano. In caso di divergenze tra le versioni, prevale il testo inglese.

Contatto. [email protected]

Articolo 1. Definizioni e parti

1.1 I termini definiti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) hanno il significato ivi attribuito.

1.2 Nel presente accordo i termini seguenti hanno il significato indicato.

• Termini della piattaforma: i termini della piattaforma che lei ha accettato al momento della registrazione, nella versione a lei applicabile.
• Connessione: un collegamento tra la piattaforma e uno dei suoi sistemi, oppure il caricamento di un file, tramite il quale leggiamo i suoi dati. Shopify, un ERP, un sistema di magazzino e un file CSV o XLSX costituiscono ciascuno una connessione.
• Dati connessi: tutto ciò che leggiamo o riceviamo tramite una connessione.
• Payload grezzo: un record così come ricevuto da una connessione, prima della mappatura.
• Dati normalizzati: i dati connessi dopo la loro mappatura nelle tabelle proprie della piattaforma.
• Registrazioni: i registri delle decisioni, le motivazioni delle decisioni, i documenti di transazione e l'audit trail generati dalla piattaforma, come descritto nei termini della piattaforma.
• Sub-responsabile: un soggetto che incarichiamo di trattare i dati connessi per nostro conto.

1.3 Per i dati connessi lei è il titolare del trattamento e noi siamo il responsabile del trattamento. Il presente accordo costituisce il contratto richiesto dall'articolo 28, paragrafo 3, del GDPR.

1.4 Per i dati descritti nella nostra informativa sulla privacy (gli account dei suoi utenti, i recapiti della sua organizzazione, gli ordini di acquisto, le fatture e le registrazioni) siamo noi il titolare del trattamento. Tale trattamento è disciplinato dall'informativa sulla privacy, non dal presente accordo.

Articolo 2. Oggetto, durata e natura del trattamento

2.1 Trattiamo i dati connessi per analizzare le sue giacenze, per elaborare le raccomandazioni con i relativi calcoli e le conseguenti bozze di offerta, e per redigere le registrazioni di quanto raccomandato e di quanto da lei deciso.

2.2 Il trattamento consiste nel leggere una connessione, conservare i payload grezzi, mapparli in dati normalizzati, calcolare i segnali e le raccomandazioni, comporre bozze di offerta e redigere le registrazioni. Un modello linguistico propone mappature delle colonne, bozze di offerta e motivazioni; una persona le conferma. Nessun numero contenuto in una raccomandazione proviene da un modello.

2.3 Il trattamento inizia quando lei effettua una connessione o carica un file, dura finché esiste la connessione e termina con la restituzione e la cancellazione di cui all'articolo 12.

2.4 Agiamo come intermediari tra lei e un acquirente. Non possediamo, deteniamo, acquistiamo né vendiamo mai merci, e il denaro pagato per le merci non transita mai sul nostro conto bancario. Nulla nel presente accordo modifica tale principio.

Articolo 3. Categorie di interessati e di dati

3.1 Interessati: i suoi clienti, esclusivamente tramite gli identificativi pseudonimi assegnati loro dai suoi sistemi; le persone di contatto presso i suoi clienti wholesale, fornitori e magazzino, laddove compaiano nei dati relativi a ordini o giacenze; e i membri del suo personale i cui nomi o recapiti di lavoro compaiano nei dati connessi.

3.2 Dati: ordini e righe di vendita con un identificativo cliente; livelli e movimenti delle giacenze; prezzi, costi e margini; dati di prodotto (SKU, EAN, taglie, composizione, origine, stagione, foto); e i recapiti di lavoro delle persone di cui all'articolo 3.1.

3.3 Non richiediamo né trattiamo consapevolmente nomi, indirizzi, indirizzi email o dati di pagamento dei suoi consumatori. Qualora un payload grezzo contenga più dati di quelli che mappiamo, l'eccedenza viene cancellata insieme al payload ai sensi dell'articolo 12.1.

3.4 Ai sensi del presente accordo non vengono trattate categorie particolari di dati personali (articolo 9 del GDPR) né dati relativi a condanne penali. Lei non collega né carica tali dati.

Articolo 4. Istruzioni

4.1 Trattiamo i dati connessi esclusivamente sulla base delle sue istruzioni documentate: il presente accordo, i termini della piattaforma e le sue azioni nel portale, quali effettuare una connessione, caricare un file, confermare una mappatura delle colonne, confermare o modificare una raccomandazione, presentare un'offerta, esportare o cancellare dati.

4.2 Trattiamo i dati connessi esclusivamente per l'analisi, le raccomandazioni, le bozze di offerta e le registrazioni. Non li utilizziamo per alcun altro scopo, non li vendiamo e non li condividiamo con altri marchi. Gli esiti delle transazioni anonimizzati e aggregati sono utilizzati come dati di riferimento ai sensi dei termini della piattaforma solo se un dato si basa su almeno cinque transazioni.

4.3 La informiamo qualora, a nostro avviso, un'istruzione violi il GDPR o altre disposizioni dell'Unione o degli Stati membri in materia di protezione dei dati, e possiamo sospendere l'istruzione fino alla risoluzione della questione.

4.4 La informiamo prima di avviare qualsiasi trattamento richiestoci dal diritto dell'Unione o degli Stati membri, salvo che tale diritto vieti la comunicazione per rilevanti motivi di interesse pubblico.

Articolo 5. Riservatezza e personale

5.1 Ogni persona che lavora per noi e ha accesso ai dati connessi è vincolata da un obbligo di riservatezza scritto o legale ed è stata istruita in merito al presente accordo.

5.2 L'accesso ai dati connessi è limitato alle persone che ne hanno bisogno per le attività di cui all'articolo 2. Ogni visualizzazione di un reserve e ogni accesso alle credenziali di una connessione vengono registrati con la persona e il momento, incluso il nostro personale.

5.3 Manteniamo riservati il fatto che lei utilizza la piattaforma e il contenuto dei suoi dati connessi.

Articolo 6. Misure di sicurezza

6.1 Adottiamo le misure tecniche e organizzative di cui all'Allegato 2. Esse garantiscono un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenuto conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione e della natura dei dati connessi.

6.2 Possiamo sostituire una misura con un'altra che garantisca una sicurezza pari o superiore, e aggiornare l'Allegato 2 con la versione successiva del presente accordo.

6.3 Nella misura consentita dal trattamento, la assistiamo nell'adempimento del suo obbligo di sicurezza, nelle sue valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e in qualsiasi consultazione preventiva dell'autorità di controllo ai sensi degli articoli da 32 a 36 del GDPR.

Articolo 7. Sub-responsabili

7.1 Lei autorizza i sub-responsabili di cui all'Allegato 1. Ciascuno è vincolato da un accordo scritto che impone gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati che il presente accordo impone a noi. Rimaniamo pienamente responsabili nei suoi confronti per l'operato di un sub-responsabile.

7.2 La informiamo via email almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile, indicando il soggetto, il suo paese e l'attività svolta.

7.3 Entro tale termine lei può opporsi per motivi ragionevoli relativi alla protezione dei dati. Se non siamo in grado di offrire un'alternativa prima che la modifica abbia effetto, lei può porre fine senza costi alla connessione interessata e, qualora il nuovo sub-responsabile serva ogni connessione, al presente accordo. La cessazione segue l'articolo 12.

7.4 Per chiarezza, l'Allegato 1 indica anche due soggetti che non sono sub-responsabili: l'istituto di pagamento, titolare autonomo del trattamento per il pagamento, e Shopify, fonte di una connessione.

Articolo 8. Assistenza in caso di richieste degli interessati

8.1 Nella misura consentita dal trattamento, la assistiamo con misure tecniche e organizzative adeguate nel rispondere alle richieste degli interessati ai sensi del capo III del GDPR.

8.2 Una richiesta relativa ai dati connessi che riceviamo direttamente da un interessato le viene inoltrata senza ingiustificato ritardo. Non vi rispondiamo direttamente, salvo sua istruzione in tal senso.

8.3 Per una connessione Shopify, Shopify ci invia tre richieste di conformità. Le gestiamo come segue e registriamo ciascuna di esse.

• customers/data_request: le comunichiamo l'identificativo cliente pseudonimo interessato e le righe d'ordine in cui compare. Non esiste altro.
• customers/redact: annulliamo l'identificativo cliente pseudonimo sulle righe di vendita interessate e lo rimuoviamo dai relativi payload grezzi.
• shop/redact, inviata dopo la disinstallazione dell'app: revochiamo la connessione, distruggiamo le relative credenziali e cancelliamo i relativi payload grezzi.

8.4 I dati normalizzati, le raccomandazioni e le registrazioni non contengono alcun identificativo cliente e non sono interessati dalle tre richieste. I dati normalizzati vengono cancellati solo tramite l'azione di cui all'articolo 12.5.

Articolo 9. Violazione dei dati personali

9.1 La informiamo di una violazione dei dati personali che interessi i dati connessi senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro 48 ore dalla scoperta, all'indirizzo email dei titolari della sua organizzazione.

9.2 La notifica descrive la natura della violazione, comprese, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di record coinvolti; la nostra persona di contatto; le probabili conseguenze; e le misure adottate o proposte, comprese quelle volte ad attenuarne gli effetti. Le informazioni non immediatamente disponibili vengono fornite in fasi successive senza ulteriore ingiustificato ritardo.

9.3 La assistiamo nella notifica all'autorità di controllo e, ove richiesto, agli interessati, e non effettuiamo alcuna notifica per suo conto salvo sua istruzione in tal senso. Documentiamo ogni violazione, i suoi effetti e le misure correttive, e mettiamo tale documentazione a sua disposizione.

Articolo 10. Audit

10.1 Mettiamo a sua disposizione tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto dell'articolo 28 del GDPR e del presente accordo.

10.2 Una volta all'anno, su richiesta, lei può verificare il nostro rispetto degli obblighi. L'audit inizia con un questionario scritto, al quale rispondiamo entro un termine ragionevole. Qualora le risposte siano insufficienti, lei o un revisore indipendente vincolato alla riservatezza potete effettuare un audit in loco, a sue spese, in orario lavorativo, con un preavviso di almeno 30 giorni, senza interferire con le nostre attività e senza accesso ai dati di altre organizzazioni.

10.3 Un audit richiesto da un'autorità di controllo, o conseguente a una violazione dei dati personali, non viene conteggiato ai fini dell'audit annuale.

Articolo 11. Trasferimenti al di fuori del SEE

11.1 I dati connessi sono conservati e trattati nell'Unione europea. L'Allegato 1 indica il paese di ogni sub-responsabile.

11.2 Tre sub-responsabili di cui all'Allegato 1 hanno sede negli Stati Uniti. Mailgun e Sentry trattano i dati su infrastruttura UE tramite l'endpoint UE e l'ingest UE e non ricevono dati connessi. Anthropic PBC riceve l'input limitato di cui all'Allegato 2, punto 7. L'inferenza è vincolata alla regione UE offerta dal fornitore e il fornitore non addestra modelli sui nostri dati. Il trasferimento di quanto giunge al fornitore si basa sulle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea e sulla certificazione del fornitore ai sensi dell'EU US Data Privacy Framework. Le stesse clausole coprono gli altri due soggetti statunitensi per qualsiasi accesso dall'esterno del SEE.

11.3 Non effettuiamo altri trasferimenti al di fuori del SEE, né trasferimenti successivi, senza sua previa istruzione scritta e un meccanismo di trasferimento valido.

Articolo 12. Conservazione, restituzione e cancellazione

12.1 I payload grezzi vengono cancellati 180 giorni dopo la loro ricezione, o prima ai sensi dell'articolo 8.3.

12.2 I dati normalizzati vengono conservati per tutta la durata della connessione. Non contengono alcun identificativo cliente diverso da quello pseudonimo di cui all'articolo 3.1.

12.3 Alla cessazione di una connessione o del presente accordo, lei esporta i propri dati normalizzati, le raccomandazioni e i registri tramite la funzione di esportazione del portale. Dopo l'esportazione, o quando lei ci comunica di non averne bisogno, cancelliamo i dati normalizzati e le credenziali della connessione. La cessazione del suo account ai sensi delle condizioni della piattaforma produce lo stesso effetto per ogni connessione.

12.4 Conserviamo i registri in qualità di titolare per l'adempimento dei nostri obblighi: cinque anni dalla creazione per i registri delle decisioni, le relazioni descrittive e l'audit trail, configurabili per paese ove la legge richieda un periodo più lungo, e sette anni per le fatture e i relativi documenti di transazione ai sensi della normativa fiscale olandese. Non vengono cancellati durante tale periodo, nemmeno alla cessazione del suo account. I dati personali dei suoi utenti vengono rimossi da essi ove ciò non indebolisca il valore probatorio. Non contengono alcun identificativo cliente.

12.5 Lei può chiederci in qualsiasi momento di cancellare tutto ciò che abbiamo acquisito da una connessione: i payload grezzi e i dati normalizzati da essi derivati. Si tratta di un'azione deliberata con una propria conferma, registrata con la relativa motivazione, ed è l'unica via che raggiunge i dati normalizzati. Non cancella i registri di cui all'articolo 12.4; la conferma lo indica prima che lei confermi.

12.6 La cancellazione si applica immediatamente ai nostri sistemi operativi e ai backup al completamento del ciclo di backup di cui all'Allegato 2. Su richiesta, confermiamo per iscritto l'avvenuta cancellazione.

Articolo 13. Responsabilità

13.1 La responsabilità di ciascuna parte ai sensi del presente accordo è disciplinata dall'articolo sulla responsabilità delle condizioni della piattaforma, compresi il relativo massimale e l'esclusione dei danni indiretti e consequenziali. Nessuna disposizione del presente accordo limita la responsabilità che il GDPR impone a una parte nei confronti di un interessato o di un'autorità di controllo.

13.2 Ciascuna parte sostiene le sanzioni amministrative irrogate per le proprie violazioni. La parte che paga una sanzione o un risarcimento per una violazione dell'altra parte può recuperarne l'importo da quest'ultima entro il massimale di cui all'articolo 13.1.

Articolo 14. Durata, prevalenza e legge applicabile

14.1 Il presente accordo si applica dall'accettazione per tutto il tempo in cui lei dispone di una connessione o di dati connessi sulla piattaforma, e successivamente fino al completamento della restituzione e della cancellazione di cui all'articolo 12. Gli articoli 5, 12, 13 e 14 sopravvivono alla sua cessazione.

14.2 Possiamo modificare il presente accordo con un preavviso di 30 giorni tramite e-mail. L'uso continuato di una connessione dopo il periodo di preavviso costituisce accettazione. Se non accetta, lei può cessare la connessione ai sensi dell'articolo 12.

14.3 Per le questioni relative al trattamento dei dati connessi, il presente accordo prevale sulle condizioni della piattaforma. Per ogni altra questione prevalgono le condizioni della piattaforma.

14.4 Il presente accordo è disciplinato dalla legge olandese. Il Rechtbank Amsterdam ha giurisdizione esclusiva su ogni controversia da esso derivante.

Allegato 1. Sub-responsabili del trattamento

Parte	Paese	Finalità	Dati interessati
Hetzner Online GmbH	Germania, Finlandia ove utilizzata (UE)	Hosting della piattaforma, del database e dei backup	Tutti i dati connessi, cifrati a riposo
Anthropic PBC	Stati Uniti, regione di inferenza UE	Chiamate al modello linguistico per la mappatura delle colonne, le bozze di offerta e le relazioni descrittive; nessun addestramento sui nostri dati; SCC ed EU US Data Privacy Framework	L'input di cui all'Allegato 2, punto 7, con il suo nome rimosso
Mailgun (Sinch), endpoint UE	Stati Uniti, dati conservati nell'UE	E-mail transazionali ai suoi utenti	Indirizzo e-mail e contenuto della comunicazione; nessun dato connesso
Functional Software Inc., operante come Sentry, acquisizione UE	Stati Uniti, dati conservati nell'UE	Monitoraggio degli errori, 90 giorni	Solo identificativi di organizzazione e utente; nessun nome, indirizzo e-mail, corpo della richiesta o dato connesso
ScrapingBee SAS	Francia (UE)	Recupero di una pagina prodotto pubblica per nostro conto quando l'host della pagina rifiuta il nostro lettore (ADR 0076); solo per le pagine che un venditore indica per i propri prodotti	L'indirizzo pubblico di tale pagina; nessun dato connesso, nessun nome, nessun accesso

Due parti elencate per chiarezza, non in qualità di sub-responsabili del trattamento:

Parte	Paese	Ruolo
Online Payment Platform B.V., Delft	Paesi Bassi	Istituto di pagamento autorizzato da De Nederlandsche Bank; titolare autonomo per il pagamento e per la propria verifica della clientela; non riceve dati connessi
Shopify International Ltd	Irlanda	Fonte di una connessione da lei autorizzata; invia le richieste di conformità di cui all'articolo 8.3; non riceve da noi nulla oltre al funzionamento dell'app

Allegato 2. Misure di sicurezza

1. Hosting nell'UE e cifratura. La piattaforma, il suo database e i suoi backup sono gestiti presso il sub-responsabile per l'hosting di cui all'Allegato 1. I dati sono cifrati in transito; il database e i backup sono cifrati a riposo.
2. Credenziali cifrate. Le credenziali di ogni connessione sono conservate cifrate con una chiave detenuta dall'applicazione e non dal database. Non compaiono mai in log, segnalazioni di errore o esportazioni.
3. Delimitazione per ruolo e organizzazione. Il portale venditori, il portale acquirenti e la console interna dispongono di autenticazioni separate. Ogni tabella che contiene i suoi dati riporta l'identificativo della sua organizzazione e ogni interrogazione del portale è limitata a esso. Proprietari e membri della sua organizzazione dispongono dei diritti da lei assegnati.
4. Log di audit e delle decisioni in sola aggiunta. Ogni cambiamento di stato, ogni decisione manuale del nostro personale con la relativa motivazione, ogni visualizzazione di un reserve e ogni esportazione vengono scritti in un log di audit che l'applicazione non può modificare né cancellare; il database lo impone. I registri delle decisioni e le relazioni descrittive sono in sola aggiunta allo stesso modo.
5. Nessuna riga grezza o valore di esempio nei log. Log e segnalazioni di errore non contengono mai un payload grezzo, una riga di dati, un valore di esempio, una credenziale o un reserve. Un elenco di chiavi vietate viene applicato a ogni evento prima che lasci la piattaforma.
6. Monitoraggio degli errori con soli identificativi. Le segnalazioni di errore riportano gli identificativi di organizzazione, utente e processo, mai un nome, un indirizzo e-mail, un corpo della richiesta o un valore di interrogazione, e sono conservate 90 giorni presso il sub-responsabile per il monitoraggio degli errori nell'UE.
7. Regola di campionamento per il modello linguistico. La mappatura delle colonne invia intestazioni, tipi dedotti e al massimo dieci valori di esempio per colonna, mai da colonne di ricavi, clienti o margini, con il suo nome rimosso. Le bozze di offerta e le relazioni descrittive inviano i campi aggregati di un singolo registro, mai righe di dati di vendita. Nessuna chiamata contiene i dati di due organizzazioni. Conserviamo un hash dell'input e della proposta, mai l'input. Una persona conferma ogni proposta prima che questa intervenga sui suoi dati.
8. Backup. I backup sono eseguiti secondo una pianificazione fissa, conservati cifrati nell'UE e sovrascritti secondo un ciclo fisso. I ripristini sono testati.
9. Gestione degli accessi e delle modifiche. L'accesso all'ambiente di produzione è personale, utilizza l'autenticazione a più fattori, è limitato alle persone che ne hanno bisogno ed è revocato quando una persona lascia l'organizzazione. Le modifiche sono riesaminate e testate prima del rilascio; i test di sicurezza verificano che i dati di un'organizzazione non raggiungano mai un altro portale.
10. Procedura in caso di violazione. Una procedura documentata disciplina rilevamento, contenimento, valutazione e la notifica di cui all'articolo 9.